La Cámara de Diputados aprobó reformas a los códigos de Comercio y Penal Federal, para agilizar y hacer más óptimos los procesos de digitalización, almacenamiento y conservación de documentos generados en las sociedades mercantiles.
Los cambios se aprobaron con 362 votos a favor, siete en contra y tres abstenciones, y tienen el objetivo de agilizar los tiempos de respuesta a las solicitudes de información que les sean requeridas por las autoridades, tanto administrativas como judiciales.
Con ello se instituye que los comerciantes podrán realizar la conservación o digitalización de toda o parte de la documentación relacionada con sus establecimientos, en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.
Ese proceso se podrá efectuar siempre y cuando en estos últimos medios se observe lo establecido en la Norma Oficial Mexicana (NOM) sobre la digitalización y conservación de mensajes de datos.
También permite la introducción de avances tecnológicos a las distintas sociedades mercantiles y da más facultades a los actuales prestadores de servicios de certificación para que incrementen su oferta de productos y servicios.
Tratándose de medios impresos los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados. Su encuadernación podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.
De acuerdo con las reformas, la digitalización, o sea la migración de documentos impresos a mensaje de datos, será con base en lo dispuesto en la NOM sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría de Economía (SE).
Las facultades de expedir certificados o prestar servicios relacionados, como la conservación de mensajes de datos, no conllevan fe pública por sí misma.
Por ese motivo los notarios y corredores públicos podrán llevar a cabo certificaciones que impliquen o no la fe pública, en documentos en papel o mensajes de datos.
Sin embargo, quien aspire a obtener la acreditación como prestador de servicios de certificación podrá solicitarla respecto de uno o más servicios, a su conveniencia.
Dichos certificados deberán contener, además de la identificación del Prestador de Servicios de Certificación que expide el documento, la razón social, su nombre de dominio de Internet, la dirección de correo electrónico, en su caso, y los datos de acreditación ante la SE.
En tribuna, la diputada Ana Lilia Garza Cadena mencionó que las modificaciones al Código de Comercio permitirá a los comerciantes destruir todos los documentos que ya han digitalizado.
Esa acción podrá hacerse siempre y cuando ese proceso se haga conforme a las reglas que establece el propio código, así como la NOM que la SE estará expidiendo en un año.
Es decir, aclaró, no queremos sacar el hilo negro de la digitalización. “La digitalización hoy en día ya existe y la mayoría de las empresas conserva sus documentos digitalizados”.
Recordó que el Código de Comercio vigente, en el Artículo 38, obliga a todos los comerciantes a conservar hasta por diez años todos los documentos referentes al negocio.
Eso significa que si bien la tendencia al día es que los documentos nazcan digitalizados, hay toneladas de papel en espera de cumplir esos diez años, como mandata el Código de Comercio vigente.
La diputada federal por el Partido Verde Ecologista de México (PVEM) puntualizó que en esa iniciativa en ningún momento se obliga a los comerciantes a ir hacia la digitalización, sólo les da la opción de hacerlo.
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